INFORMACIÓN EXIGIDA POR LA SUPERINTENDECIA DE SOCIEDADES PARA ENTIDADES PERTENECIENTES AL GRUPO I (DECRETO 2784 DE 2012)

 CIRCULAR EXTERNA NÚMERO 115-000004 DE 2014

(abril 30)

Señores

Representantes Legales y Contadores

Preparadores de Información Financiera Clasificados en el grupo 1 para efecto de la convergencia a Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)

Referencia: Solicitud del Estado de Situación Financiera de Apertura (ESFA)

Esta Superintendencia con base en las facultades de Inspección, Vigilancia y Control otorgadas por la ley, podrá solicitar, confirmar y analizar información sobre la situación jurídica, contable, económica o administrativa, a las sociedades comer­ciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, en la forma, detalle y términos que considere procedentes de conformidad con lo dispuesto en los artículos 83, 84 y 85 de la Ley 222 de 1995, numerales 2 y 3 del artículo 7° del Decreto número 1023 del 18 de mayo de 2012, el Decreto número 4350 del 4 de diciembre de 2006 y el Decreto número 2300 del 25 de junio del 2008.

1. ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA DE APERTURA

A través de este Acto Administrativo se solicitan y establecen los plazos y requisitos mínimos para la presentación del Estado de Situación Financiera de Apertura (ESFA) para las sociedades que se clasificaron en el Grupo 1, acorde con lo previsto en el Decreto número 2784 del 28 de diciembre de 2012, modificado por el Decreto número 3024 del 27 de diciembre de 2013.

La fecha de corte del citado estado financiero es 1º de enero 2014, el cual debe ser diligenciado en el Informe 47- ESFA Consolidado e Informe 45 - ESFA Sepa­rado e Individual, presentado en miles de pesos.

Las sociedades controladoras o matrices deben presentar ambos estados financieros, el ESFA Consolidado y el ESFA Separado.

1.1. Plazos para el envío del Estado de Situación Financiera de Apertura

El estado financiero con corte al 1º de enero de 2014 (Estado de Situación Financiera de Apertura diligenciado en miles de pesos), deberá ser entregado en 2014, en las fechas señaladas a continuación, teniendo en cuenta los dos últimos dígitos del NIT de la sociedad, sin incluir el de verificación (DV): 

Programación envío ESFA Consolidado, Individual y Separado

Los plazos señalados para el envío de la información son improrro­gables.

1.2. Responsabilidad del Representante Legal

Solamente hasta que sea enviada la información antes referida, en la fecha y con el radicado que se genere, se entiende que el representante legal en observancia de las funciones señaladas en el numeral 2 del artículo 23 de la Ley 222 de 1995, cumplió con la obligación de presentar a esta Superintendencia el estado de situación financiera de apertura de la sociedad como responsable de la información remitida.

2. MEDIO DE ENVÍO DE LA INFORMACIÓN

La presentación del ESFA Consolidado, Separado e Individual deberá efectuarse en el aplicativo STORM, mediante el servicio de recepción que ha dispuesto la Su­perintendencia de Sociedades a través del portal empresarial www.supersociedades. gov.co, sección presentación Informes Empresariales, Link “envío archivo STR”.

Las sociedades requeridas, deben remitir los informes diligenciados en el STORM (archivo generado con extensión STR) a través de este medio.

En la misma sección por donde debe ser enviado el informe, puede consultarse tanto el estado del envío del informe como el número de radicación generado al ser aceptado.

3. GENERALIDADES DEL ENVÍO

3.1. El Informe número 47- ESFA Consolidado e Informe número 45 - ESFA Separado e Individual estarán disponibles para su diligenciamiento a partir del día 9 de mayo de 2014.

3.2. En el portal empresarial www.supersociedades.gov.co en la sección “Pre­sentación Informes Empresariales”, se encuentran diferentes opciones, entre ellas “Manuales, cartillas y licencias de uso” donde se pueden consultar distintos recursos que orientan respecto al uso de las herramientas de diligenciamiento y envío de información. La sección “Software para el diligenciamiento” por otra parte, permite descargar el instalador del aplicativo STORM.

Una vez instalado el aplicativo, se encontrará que este contiene los informes requeridos por la Superintendencia de Sociedades, y no es necesario instalarlo más de una vez para diligenciar cualquier informe solicitado.

El diligenciamiento de un nuevo informe se puede hacer de manera sencilla, creando uno nuevo del listado de informes que se despliega al interior del programa.

3.3. Ubicación de los archivos generados por el aplicativo: Los archivos con extensión STR que se generan desde el aplicativo STORM, se almacenan en una carpeta según la versión del sistema operativo instalado en el computador en que se ingresa la información.

La forma de ubicar estos archivos se describe en la sección 9 “Administración de Archivos” del documento “Manual Storm User 2.2”, el cual puede ser ubicado en la sección “Manuales, cartillas y licencias de uso” mencionada en el numeral anterior.

3.4. Es importante consultar en nuestro portal empresarial, en la sección “Ma­nuales, cartillas y licencias de uso”, los documentos de interés relacionados con este proceso, (circular, cartilla, guía de instalación, manuales, entre otros).

3.5. La información enviada a esta Superintendencia mantiene la reserva y solo podrá ser utilizada en los términos que la ley establece.

3.6. No podrán hacerse modificaciones al aplicativo obtenido vía internet o por cualquier medio, ni tampoco alterar su estructura o forma de diligenciamiento, so pena de las sanciones a que haya lugar.

3.7. No debe modificarse la estructura ni el nombre de los archivos con exten­siones STR, XML y XLS generados a partir del aplicativo STORM, estos nom­bres y extensiones son generados de manera automática por el aplicativo y son consultados por el sistema en diferentes momentos, tal y como fueron generados.

3.8. La atención al público para consultas sobre el diligenciamiento y genera­ción o envío del archivo resultado, será de lunes a viernes en jornada continua de 8:00 a. m. a 5:00 p. m.

3.9. Conforme a lo dispuesto en el parágrafo 2º del artículo 3º del Decreto número 2784 de 2012 modificado por el Decreto número 3024 del 27 de diciem­bre diciem­bre de 2013, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), resolverá las inquietudes que se formulen en desarrollo de la adecuada aplicación del marco técnico normativo de información financiera para los preparadores de información financiera del Grupo 1.

3.10. La utilización de los medios electrónicos en el portal empresarial www. supersociedades.gov.co está disponible las veinticuatro (24) horas del día. Además, estarán dispuestos los siguientes mecanismos de soporte:

• Correo electrónico efinancieros@supersociedades.gov.co

• Atención telefónica en los números relacionados a continuación:

Publíquese y cúmplase.

Cordialmente,

El Superintendente de Sociedades,