Novedad en los datos para emitir facturas electrónicas

Hoy nos vamos a referir a un tema muy importante en el ámbito empresarial, contable y tributario referente a una nueva funcionalidad en los datos requeridos para emitir las facturas electrónicas de venta dentro del contexto del facturador electrónico.

Desde marzo del 2024, época en que Luis Carlos Reyes era director de la DIAN, se indicaba que los únicos datos que se le debían solicitar al cliente para emitir la factura electrónica eran tres: a) el NIT, cédula o en general el documento de identificación, b) la razón social y/o nombres y apellidos, y c) un correo electrónico. Pues bien, recientemente el actual director DIAN Luis Eduardo Llinás Chica, informó que desde la plataforma DIAN en su solución gratuita de facturación electrónica, bastaría con digitar el número de identificación y los demás datos se alimentarían automáticamente. Al respecto, tenemos que decir que este tema hoy es una realidad, y que dicha funcionalidad se está extendiendo gradualmente a los demás proveedores tecnológicos integrantes del ecosistema de factura electrónica.

Algo muy importante que queremos decir respecto a esto, es que nos parece muy buena noticia, y aplaudimos este avance tecnológico, que en parte agiliza el proceso de emitir una factura, y por otro lado se alinea con la simplificación de los procesos. Por otro lado, debemos también decir que la idea se puede mejorar un poco, dado que hemos encontrado que la información que se consulta actualmente no está completa y en algunas ocasiones podrá inducir al error al facturador. Según hemos visto, creemos que la información que se consulta en esta nueva funcionalidad es la base de datos de todo el ecosistema de facturación electrónica, es decir, todos los terceros que se han creado en un periodo de tiempo desde que se están emitiendo facturas electrónicas. Según un documento de la Subdirección de Factura Electrónica y Soluciones Operativas, la información obedece al periodo 2023 y 2024.

Hemos encontrado en nuestras pruebas preliminares de esta funcionalidad, algunas cosas que se deben revisar, como por ejemplo:

1.    Existen NIT de personas jurídicas o naturales que a pesar de que tiene RUT no figuran en esta base de datos del ecosistema de factura electrónica.

2.    Algunos NIT de personas jurídicas se pueden consultar por cédula o NIT y figuran con la misma razón social y diferentes correos asociado.

3.    Algunos NIT de personas naturales se pueden consultar por cédula o NIT y figuran con diferentes nombres, en algunos casos con un solo apellido, y diferente correo asociado.

4.    Algunas personas naturales que tienen NIT solo aparecen con cédula en el ecosistema de factura electrónica.

5.    Existen terceros creados sin que correspondan a números de identificación reales, por ejemplo:

Se consultaron por cédula y por NIT y estos son los resultados:

 Pero que solución vemos que se podría implementar:

1.    Que se de prioridad a la información del RUT, es decir que al momento de facturar y al digitar el NIT de cualquier sociedad, entidad o persona que tenga RUT, se consulte de forma prioritaria esta información.

2.    Los demás terceros como cédulas y demás documentos que no sean NIT, deberían ser consultados de bases de datos de la Registraduría y de Adres, que dan mejor seguridad en la información.

3.    Por último, los números de terceros que no figuren en esas bases de datos previamente descritas, que esos si consulten de la información del ecosistema de factura electrónica, teniendo claro que la información no es la más confiable, pero que sirve como guía al no tener más información al menos para contrarrestar los datos que entrega el comprador al vendedor en el momento que se emite la factura electrónica.

Claro muy seguramente esto implica unos desafíos inmensos de manejo de información, pero es necesario realizar un avance en ese sentido.

Otro tema que creemos también se puede mejorar, de cara a la persona que realiza el trabajo de facturar, tanto en la solución gratuita de facturación como en la de algunos proveedores tecnológicos, es que la creación de los terceros al momento de emitir la factura, se realice desde la misma opción donde se factura  y no se tenga que ir a otra zona para crear previamente los terceros, esto afecta mucho la operatividad y hace perder segundos valiosos a la persona que realiza esta labor.

Hay que decir también que por ejemplo la solución gratuita para facturar exige la digitación de más datos aparte de los tres a los que nos hemos referido anteriormente, y es que solicita lógicamente que se identifique si es una factura de contado o crédito, pero también el Tipo de Responsabilidad * entre las que se debe elegir (Gran contribuyente, autorretenedor, agente retenedor, régimen simple, y no responsable). Esto último es necesario? o estamos seleccionando a todos los terceros que se crean como No responsables? deberíamos revaluar si dejamos o no este dato obligatorio.

Recordemos que la DIAN maneja desde hace muchos años una consulta llamada Estado del RUT para poder consultar exactamente como figura un número de documento respecto a la razón social o nombres y si el RUT está activo, suspendido o cancelado. Esta pues, es una base de datos que podría usarse como fuente primaria en el momento de emitir las facturas, al menos para los que tienen RUT, aunque la dificultad sería el correo electrónico que muchas veces el correo registrado en el RUT es el del representante legal y no es el más idóneo para recibir las facturas.

Respecto a ese correo electrónico para recepcionar facturas, recuerdo haber escuchado o leído hace unos años atrás un proyecto o normatividad para que dentro del RUT existiera una casilla alterna para un correo alterno para ese propósito, de tal suerte que se estandarice ese manejo del correo electrónico de facturación que es un elemento muy importante dentro de este tema del ecosistema de la facturación electrónica. 

Por otro lado, y al margen del tema central de este análisis, no hay que dejar pasar por alto, la desconexión tan tremenda que tenemos entre los requisitos de estos tres datos para emitir las facturas electrónicas referidos anteriormente, y la exigencia de información necesaria para el reporte de información exógena nacional como territorial, donde se exige reportar direcciones, códigos de país, departamento, municipio etc.. lo que hace que a veces la realidad supere la ficción y las buenas intenciones. 

También no quiero dejar pasar por alto e insistir en que es complejo eliminar el tercero 222222222222 aceptado para emitir facturas electrónicas en los casos que no sea posible identificar el comprador final, tema que nos causó curiosidad cuando escuchamos al director actual de la DIAN en las jornadas de derecho tributarios 2025 del ICDT en Cartagena decir que estaban pensado en eliminar ese tercero de consumidor final.

Espero haber dejado la inquietud para que se analice a fondo el tema y se busquen alternativas de mejora entre todos los actores de la comunidad que controlan, emite y recepcionan facturas electrónicas. Lo importante es que vamos en la senda correcta.

HERRAMIENTAS TRIBUTARIAS