Soportes de una declaración de renta de personas naturales

Documento generales:

RUT: Es un documento necesario y obligatorio para declarar renta, si aún no cuenta con el RUT realice el proceso directamente en sede de la DIAN o en linea en la página de la DIAN.

Declaración de renta del año anterior: Para contribuyentes que ya vienen declarando, de lo contrario si es la primera vez, no contará con este requisito.

Anexos detallado de la declaración del año anterior: Si usted como contador(a) va a hacer una declaración de renta a un nuevo cliente que ya viene declarando renta es muy importante conocer la información detallada de la declaración del año anterior. Sería algo irresponsable hacer una declaración sin saber por qué valor vienen declarando los  bienes. Por otro lado si usted es un(a) contador(a) público(a) y hace un trabajo profesional, entréguele a su cliente junto con el formulario de renta el anexo detallado de todos los rubros declarados.

Información para declaración de renta DIAN: Si el cliente no entrega la clave para entrar a la página de la DIAN con el usuario y contraseña, es importante pedirle el reporte que se descarga de la información de la persona natural basada en la exógena que reportan a la DIAN. Es una guía muy importante para conocer la información con que cuenta la DIAN de esta persona natural. Normalmente esta información no está completa, pero es una guía muy importante. Si no se tiene usuario y contraseña se puede hacer el proceso de obtenerla  fácilmente.  El facturador electrónico además podrá descargar del Micrositio de facturación, todas las facturas que le han emitido durante el año gravable, insumo tambien muy importante para sustentar costos y deducciones.

Documentos específicos:

Activos y pasivos:

Relación detallada de todos los bienes (Inmuebles, vehículos, depósitos bancarios, inversiones, efectivo, joyas, derechos, etc)

De los bienes inmuebles pedir declaración de predial del año gravable para determinar el avalúo catastral y el pago de la contribución por valorización de inmuebles si le aplica.

Certificado de accionista en el caso que tenga inversiones en acciones o cuota de interés social.

Certificados bancarios o de entidades financieras de rendimientos financieros, 4 por mil, saldos de las cuentas de depósito, saldos de los créditos u obligaciones financieras, gastos de los productos en el año etc.   Algunas entidades emiten un certificado general que cubre todo, algunas otras emiten certificados individualmente. Caso todos se pueden descargar por internet fácilmente ingresando al portal bancario.

Si se cuenta con títulos y bonos que cotizan en bolsa se debe tener a la mano la circular que emite la DIAN para poder declarar este tipo de activos por este valor. Para el año gravable 2019 es la Circular 000002 de 09-03-2022. Circular que podrá descargar al final de esta nota.

Para soportar los pasivos diferentes a obligaciones financieras u otros pasivos que no se puedan soportar con facturas o soportes legales,  se debe tener documento de fecha cierta, esto es, que tengan un registro en notaría que corresponda a una fecha anterior al 31 de diciembre del año gravable que se esté declarando. Esto último se da mucho para préstamos entre personas naturales. (No contar con un documento de fecha cierta que soporte los pasivos,  le puede traer dolores de cabeza a la hora de una fiscalización por parte de la DIAN que le tratara como renta líquida gravable ese valor.

Recordar que avalúos comerciales no se tienen en cuenta como valores patrimoniales, y activos como vehículos se declaran por su costo histórico reajustados fiscalmente opcionalmente si se opta por esta alterativa. Declarar los vehículos por el avalúo comercial  de la revista motor o Fasecolda es un error técnico.

Ingresos:

Relación de ingresos del año: Facturas, cuentas de cobro o una relación que resuma todo entregada por el cliente.

Certificado laboral para asalariados: es obligación del empleador emitirlo en los primeros meses del año. Corresponde al formato 220. Esta certificación es muy importante declarar renta por rentas de trabajo.

Certificado de retenciones en la fuente a favor: (Para trabajadores independientes, comerciantes, rentitas de capital, pensionados y otros como en la venta de activos fijos)

Venta de activos fijos: Importante tener la escritura en el caso de inmuebles, o contratos facturas y demás documentos que demuestren el valor legal por el cual se efectuó la operación. (Importante conocer la fecha inicial de compra de esos activos para determinar el manejo de la renta ordinaria o ganancia ocasional)

Retiro de cesantías de los fondos: Este es uno de los ingresos que se queda por fuera de las declaraciones de renta dado que el cliente olvida mencionarlo.  Importante el soporte del fondo en donde indique a que año corresponden las cesantías retiradas, dado que las de 2016 hacia atrás tienen un tratamiento diferente que las del año 2017 y siguientes. No olvidar tener presenta la normatividad sobre realización de las cesantias. No olvidar el manejo que se le debe dar al promedio de ingresos de los 6 meses anteriores para definir si es o no renta exenta.

Donaciones recibidas: Tener copia del certificado o documento que soporte esta donación.

Herencias, asignaciones y donaciones modales recibidas: Tener el documento de la asignación que le correspondió.

Demás ingresos:  Como certificados bancarios, de ingresos por pensiones, de accionistas para el ingreso por dividendos,  traspasos de vehículo etc. 

Costos, gastos, deducciones imputables, rentas exentas:

Soportes de los gastos y costos, certificado de pago de Intereses de vivienda, pagos de medicina prepagada o seguro de salud, certificado de los dependientes, certificado de 4 por mil,  ahorros voluntarios en fondos de pensiones voluntarias, ahorros en AFC, pagos de seguridad social, pagos de impuesto predial y de industria y comercio, contribución por valorización de inmuebles.

Reporte exógena DIAN:

La DIAN todos los años publican información importantísima que consiste en lo que todos los terceros que han tenido operaciones con el contribuyente han reportado a la DIAN. Leer más

Cada declaración de renta puede tener casos especiales que requieren ciertos documentos más específicos.

Como contadores públicos entre más tengamos soportes de lo que vamos a declarar nuestro trabajo será más profesional, porque llenar un formulario con lo que nos dicta el cliente, ese no debe ser nuestro trabajo.

Todo lo anterior para el caso de obligados a llevar contabilidad, debemos contar con un balance de prueba bajo NIIF, ojalá con terceros del año gravable respectivo.

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