No deducible y no descontable por falta de acuses de recibo de las facturas electrónicas crédito

Hoy queremos recordar una obligación muy importante que tienen la mayoría de los contribuyentes del impuesto de renta y los responsables de IVA, y es la de realizar los acuses de recibo de las facturas que le sean emitidas a crédito, para efectos que estas sean deducibles en su declaración de renta y descontable en sus declaraciones de IVA.

Este tema de los acuses de recibo lo desarrollamos ampliamente en un editorial anterior llamado acuse-de-recibo-y-el-radian, pero lo que hoy queremos enfocarnos en los riesgos de no efectuar estos acuses de recibo y la problemática que sucede a la hora de querer cumplir con esta obligación formal, entre otros.

Recordemos que la normatividad respecto a este tema establece que:

"se constituirá en soporte de costos, deducciones e impuestos descontables cuando el adquirente confirme el recibido de la factura y de los bienes o servicios adquiridos, mediante mensaje electrónico remitido al emisor"

Esta confirmación del recibo de la factura y de los bienes y servicios se da en la práctica mediante 2 acuses de recibo; i) Acuse del recibo de la factura; ii) Acuse del recibo de los bienes y servicios adquiridos; acuses que se hacen de manera independiente.

Como en este caso el análisis lo haremos de cara al comprador de bienes y servicios mediante facturas crédito, queremos abordar el tema mediante dos frentes:

• Hemos notado que muchos contribuyentes no se han tomado en serio este tema, y muy seguramente en futuras auditorías por parte de la DIAN, le serán rechazados parte de sus costos y deducciones o el IVA descontable por falta de dichos acuses de recibo. Será muy fácil para la DIAN detectar los obligados a declarar renta o los responsable de IVA que no cumplieron con esta obligación, bastará con hacer un cruce electrónicos de su data y tendrán los programas de auditoría.
  

• Por el año gravable 2023 se debe cumplir con este tema de los acuses de recibo, dado que desde julio de 2022 se hizo obligatorio dicho proceso. Ya estamos en el año 2024 y debemos tomar acción frente esta obligación.
  

• Estos acuses son obligatorio para los contribuyentes de renta y también para los responsables de IVA. En este grupo están por regla general las personas jurídicas y por otro lado, las personas naturales que obtengan por ejemplo rentas por honorarios y quieran imputar costos y gastos, o también las personas naturales que tengan actividades comerciales de compra y venta y que igualmente vayan a imputar costos y gastos en su declaración de renta. En estos casos, nuestro opinión es que, independientemente que la persona natural no esté obligada a facturar electrónicamente, consideramos que debe registrarse como facturador para efectos de poder realizar los acuses de recibo de las facturas que le sean emitidas a crédito. Tengamos en cuenta que el Parágrafo del artículo 34 de la resolución 085 de 2022 establece que esta obligación de los acuses es inclusive obligación para las personas naturales que no están obligadas a facturar pero que si declaran renta y requieren soportar costos y gastos.

• Estos dos acuses de recibo se pueden realizar usando de por medio un proveedor tecnológico, o utilizando la solución gratuitade la DIAN, que en definitiva, en esta última plataforma web DIAN, es donde llegan todas las facturas recibidas por un facturador electrónico.

• Si utiliza un proveedor tecnológico, por cada acuse de recibo normalmente se debe pagar un valor, valor que hace parte de los paquetes de folios que se adquieren a este tipo de terceros para facturar electrónicamente.

• Este proceso de realizar los acuses de recibo se ha convertido en un tema que requiere personal dedicado a dicha labor al interior de las empresas medianas y grandes; labor que entre otras, está vinculada con las áreas de compras, tesorería y gerencia, y que implica toda una logística para evitar contratiempos o el terminar dando acuses a facturas no aprobadas.
  

• Usted podrá revisar en la página de la DIAN en cualquier momento las facturas que le han sido emitidas (Contado o crédito) a la persona jurídica o persona natural, solo que para ello, debe estar habilitado como facturador electrónico. Se podría llevar sorpresas con facturas a su nombre sin que correspondan a una compra efectuada por usted, por lo que es importante estar revisando este información. También se sorprenderá que puede tener facturas emitidas a su nombre que usted cree que debieron ser de contado, y están como crédito.
  

• Cada día existen más controles y requisitos para la deducibilidad de un costo o un gasto. Aparte del artículo 107 del ET. y la obligación de la bancarización de los pagos, ahora tenemos que tener presentes los acuses de recibo de las facturas a crédito.

• Se ha evidenciado que Identificar las facturas crédito no siempre es sencillo, dado que en la impresión gráfica (.Pdf) de la misma, no en todas las facturas indican que es una factura de contado o crédito, por lo que es preciso revisar el xml ya cargado en la plataforma, o revisar las fechas de emisión y vencimiento para evidenciar esta condición.

• Algunos proveedores que en principio deberían facturar de contado, lo están haciendo crédito; este caso se presenta por ejemplo, cuando se tienen bienes arrendados por medio de inmobiliarias y estos facturan sus comisiones, que aunque el pago debería ser un tema interno de cruce con el canon recibido, las facturas las emiten a crédito, obligando a que se tenga que realizar dicha labor de los dos acuses de recibo para la deducibilidad de dicho gastos por parte del pagador.

• Algunos proveedores tecnológicos al enviar las facturas electrónicas a los correos de los clientes, solicitan una aceptación o rechazo de la factura, que no tiene nada que ver con los acuses de recibido de la factura de los que hemos venido hablando, dado que es un procedimiento totalmente independiente, por lo que no debemos creer que con esta aceptación de la factura, ya se ha cumplido con el acuse de recibo de la factura.
  

• Existe un tercer acuse de recibo que no es obligatorio por parte del comprador y que se refiere a la aceptación expresa de la factura, proceso que no es obligatorio, dado que si no se realiza, se da lo que se conoce como la  aceptación tácita. Realmente para la deducibilidad o para que el IVA sea descontable, solo se requieren los dos primeros acuses de recibo.
  

• Realizar estos acuses, en teoría no es difícil, pero si implica tiempo dedicado a esta labor, dado que se requiere dar varios clic a diferentes opciones, y finalmente firmar electrónicamente cada acuse.

• Creemos que la deducibilidad del costo o gasto y el poder manejar el IVA como descontable no debió ser condicionado a estos acuses de recibo, convirtiéndose en una obligación formar que entorpece la operatividad de las empresas. Por otro lado, es claro que el origen de esta obligación se centra en la garantía para poder realizar el factoring de esas facturas crédito, pero es un tema que podría garantizarse solo para las facturas que se fuesen a negociar, y no para todas las facturas crédito.¿O preguntemos, como se hacía factoring antes de la factura electrónica?

A la par de lo anterior, existe otra obligación para que los costos y gastos sean deducibles en la declaración de renta y se trata del documento soporte con no obligados a facturar, que en por regla general todas las personas jurídicas lo deben hacer, pero que en este caso nos referiremos al comprador de bienes y servicios que sea persona natural y que requiera imputar o restar costos y gastos en su declaración de renta, obligación que a veces pasamos por alto.

Podremos estar en el escenario de una persona natural que presta servicios  como trabajador por cuenta propia y que necesita restar costos y gastos en su declaración de renta. En este caso, a pesar que posiblemente esta persona natural no esté obligada a facturar electrónicamente sus ingresos, le tocaría registrarse como facturador electrónicos para efectos de poder realizar los documentos soportes electrónicos con otras personas no obligadas a facturar a las que le realice compras. Un caso que posiblemente ocurra es una persona natural, rentista de capital que tiene bienes arrendados, para poder deducir las cuotas de administración de la coopropiedad tendría que emitir el documento soporte electrónico con no obligado a facturar.

Lo anterior por su puesto requiere realizar pagos a terceros si se utilizan los servicios de proveedores tecnológicos, además de solicitar numeración oficial ante la DIAN para efectuar este tipo de documento electrónicos.

Finalmente lo que buscamos con este editorial, es que si no está cumpliendo con estas obligaciones, tiene aun tiempo para ponerse al día con todas las compras a crédito del año 2023 e iniciar correctamente el año 2024 para que puedan ser tomadas como deducibles en su declaración de renta y descontables en las declaraciones de IVA.

Artículo 616-1 ET

Artículo 13 Ley 2155 de 2021

Artículo 34 resolución 000085 de 2022

HERRAMIENTAS TRIBUTARIAS